Après des années enchaîner à un logiciel comptable traditionnel, installé directement sur les ordinateurs et le réseau de votre entreprise, vos ressources humaines ont décidé de se tourner vers une solution ligne également appelée SaaS. De fait, un logiciel de paie en ligne, au-delà de réunir l’intégralité et des fonctionnalités et attendus en matière d’exactitude et de législation pour la gestion comptable, comporte de nombreux avantages. Encore faut-il se tourner vers une solution performante et adaptée à vos besoins. Nous vous proposons ainsi quelques pistes pour sélectionner avec le plus grand soin votre futur solution de gestion de paie.
Les principaux avantages des logiciels de paie en mode SaaS
Comme évoqué en introduction, l’un des principaux arguments en faveur des solutions en ligne telles que listopaye.fr paybee.fr ou repose dans la grande flexibilité qu’elles offrent. A l’heure de la mobilité professionnelle, ces logiciels sont accessibles à tout moment et en tout lieu pour peu que vos collaborateurs en charge de la gestion des paies aient une connexion Internet et les droits nécessaires pour se connecter ailleurs que sur leur lieu de travail.
Autre argument et pas des moindres, ces solutions SaaS sont réputées pour leur simplicité en de nombreux points :
- Contrairement à un logiciel classique, il n’est pas nécessaire de les installer puisque les ressources sont en ligne ;
- De la même manière, elles ne nécessitent aucune action de votre part pour la mise à jour ou la sécurité ;
- Elles s’appuient généralement sur une interface intuitive ;
- Elles disposent d’un support réactif en cas de problème d’utilisation ou de dysfonctionnement ;
- Elle ne nécessite aucun achat préalable et fonctionne le plus souvent avec un abonnement dimensionné aux besoins et au nombre d’utilisateurs.
5 clés pour choisir sa solution de gestion de paie en ligne
Fonctionnalités attendues
Avant toute considération technique ou innovations, le premier aspect est évidemment professionnel. Une solution de gestion de paie en ligne dans vous proposer l’ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin : calcul des paies et édition des bulletins de paie, calcul et collecte des charges sociales, production des déclarations sociales et documents obligatoires, reporting et contrôle des paies, etc. L’une des solutions envisagées ne réunit pas ces critères ? Passez votre chemin et tournez-vous vers un logiciel concurrent et plus complet.
Fiabilité et mise à jour des normes et réglementations
Si la gestion de paie est une fonction complexe et chronophage, c’est notamment parce qu’elle répond à des règles strictes et que des erreurs peuvent conduire à des problèmes sérieux pour les entreprises, y compris sur le plan légal. Vérifiez auprès des éditeurs si les informations légales sont en accord avec les règles du moment, si elles sont fiables et régulièrement mises à jour.
Facilité d’utilisation
Le défi des logiciels comptables et solution de gestion de paie est notamment de rendre accessible aux professionnels la prise en main de ces questions sans forcément faire appel à un professionnel extérieur. La solution envisagée doit donc répondre à ce défi est être facilement prise en main par vos équipes. Afin de vous en assurer, vous pouvez demander une présentation préalable de l’interface, des outils et des principales actions qu’auront à réaliser vos collaborateurs.
Contrat, coûts et engagements
Les logiciels traditionnels dédiés à la comptabilité, directement installés sur les ordinateurs de votre service comptable ou RH avaient la simplicité d’avoir un coût unique, souvent très important, à l’achat. Les solutions en mode SaaS, flexible dans leur utilisation, le sont également dans leur modèle commercial. Elles reposent généralement sur un abonnement souvent dégressif selon la durée choisie ou encore définie selon le nombre d’utilisateurs voire de salariés. Il est donc essentiel d’adopter un contrat dimensionné pour votre entreprise, mais aussi évolutif selon la croissance de votre société. Soyez particulièrement attentif aux éventuels coûts cachés en cas d’évolution, ainsi qu’à votre engagement.
Support et assistance
Vos collaborateurs comptables et gestionnaires de ressources humaines ne sont ni informaticiens ni techniciens. En cas de problème d’utilisation ou de bug de fonctionnement des outils, ils doivent pouvoir compter sur une intervention rapide de l’éditeur afin de débloquer la situation rencontrée. Durant la phase de comparaison des logiciels de gestion de paie en ligne, interroger les différents éditeurs sur le support et l’assistance qu’ils intègrent ou non à leur offre, les délais garantis d’intervention.